در ابتداي جلسه ، آقاي خدايي مديركل كتابخانه هاي عمومي استان پس از تسليت سالروز شهادت حضرت امام هادي(ع) ، با اشاره به رشد قابل ملاحظه در شاخص هايي چون ميزان امانت و اعضاي كتابخانه هاي عمومي استان در سال 88 نسبت به سال 87 اظهار اميدواري كردند كه با همتي همگاني بتوانيم همواره اين مسير رشد را با سرعتي افزون تر طي كرده و شاهد ارتقاء روزافزون مطالعه مفيد در جامعه باشيم.
اهم مباحثات اين جلسه بدين شرح مي باشد :
1- تهيه اطلس كتابخانه هاي عمومي استان :يكي از برنامه هاي اداره كل كتابخانه هاي عمومي استان تدوين اين اطلس جامع مي باشد كه در آن اطلاعاتي جامع ، دقيق و مفيد از تمامي كتابخانه هاي استان اعم از عمومي ، دانشگاهي ، كارخانجات ، موسسات و غيره درج خواهد گرديد و همچنين از اين مجموعه در اطلس فرهنگي استان كه توسط استانداري انجام خواهد شد بهره برداري خواهد گرديد. اين امر به منظور ارائه گزارشي جامع با آماري دقيق از كتابخانه ها صورت مي گيرد تا تحليل گران و مديران بتوانند اشرافي صحيح بر كتابخانه ها داشته و تصميمات گرفته شده در اين زمينه با پايه آماري دقيق انجام پذيرد.
2- تأكيد بر رعايت بخشنامه افزايش امانت كتاب از 2 به 5 جلد : از آنجايي كه يكي از سياست هاي دولت و نهاد كتابخانه هاي عمومي كشور ارتقا مطالعه مفيد از طريق عرضه آثار انديشمندان و علما مي باشد لذا رسالت اصلي كتابداران ارائه اين گنجينه هاي ارزشمند به مردم است و لازم است مسئولين كتابخانه ها و روساي ادارات بر صحت اجراي اين امر تأكيد و نظارت جدي داشته باشند.
3- پيگيري رؤساي ادارات كتابخانه هاي عمومي شهرستان ها در جهت اجراي مصوبات دور سوم سفر رياست محترم جمهوري : لازم است روساي ادارات نسبت به تأمين زمين جهت احداث كتابخانه هاي مصوب دور سوم سفر و نيز كتابخانه هاي مد نظرقرار داده شده در سند چشم انداز توسعه 1404 نهاد پيگيري هاي مستمر را انجام داده و گزارش فعاليت هاي انجام يافته و نتايج حاصله را به اطلاع اداره كل برسانند. بديهي است عدم موفقيت يك شهرستان در تأمين زمين موجب تخصيص بودجه آن شهرستان به ساير شهرستان ها خواهد شد.
همچنين در اين خصوص مقرر گرديد پس از تأمين و واگذاري زمين ، نسبت به ارسال كروكي زمين به اداره كل ، ميخ كوبي ، حصاركشي و نصب تابلوي محل احداث كتابخانه عمومي استاندارد اقدامات لازم انجام گرفته و گزارش تصويري آن را به اداره كل ارسال نمايند.
4- انجمن خيرين :
مقرر گرديد رؤساي ادارات شهرستان ها اقدامات لازم را درخصوص شناسايي و ايجاد ارتباط با خيرين شهرستانها را انجام دهند تا زمينه راه اندازي انجمن خيرين كتابخانه ساز سريع تر فراهم گردد.
5- كمبود فضاي مخزن ها و تدابير لازم :
با توجه به رشد روزافزون انتشارات و افزايش تعداد منابع كتابخانه ها شاهد كمبود فضا در مخزن كتاب ها هستيم ، با توجه به روند قانوني تخصيص اعتبارات ، در حال حاضر امكان توسعه فضاي فيزيكي كتابخانه ها در بازه زماني كم مقدور نيست ، لذا لازم است همكاران با اخذ تدابيري چون استفاده از بخش هايي از سالن مطالعه به عنوان مخزن و يا سيستم قفسه باز تا حدودي در حل مشكل فوق اهتمام نمايند. همچنين اداره كل كتابخانه هاي عمومي استان از ايده هاي نو همكاران در خصوص ارائه راه حل براي اين مسئله استقبال مي نمايد.
6- فعال سازي مستمر كتابخانه هاي مشاركتي :
ديدگاه اداره كل كتابخانه هاي عمومي استان و انتظار از كتابخانه هاي عمومي مشاركتي همانند ساير كتابخانه ها مي باشد و لازم است اين كتابخانه ها نيز نسبت به ارسال مستمر آمار و گزارش هاي خود اقدام كنند ، در غير اينصورت نهاد كتابخانه هاي عمومي كشور اين كتابخانه ها را از ليست خود حذف كرده و نسبت به قطع سهميه هاي كتاب و نشريات و غيره اقدام مي نمايد.
7- فراهم آوري محيط جذاب ، شاداب و پاكيزه در كتابخانه ها :
خوشبختانه با برقراري تعاملات سازنده با معاونت محترم برنامه ريزي استانداري و تخصيص مستقيم اعتبارات در سال 88 به اداره كل ، شاهد روندي رضايت بخش در زمينه تعمير و تجهيز در سال 88 بوديم، لذا لازم است همكاران محترم نيز در برقراري محيطي جذاب ، شاداب و پاكيزه در همه قسمت هاي كتابخانه ها همت نموده و رؤساي ادارات و مسئولين كتابخانه ها موظفند بر صحت اجراي اين امر تأكيد و نظارت مستمر داشته باشند.
8- بازرسي كتابخانه ها :
رؤساي محترم ادارات شهرستان ها حداقل به صورت ماهانه به تمامي كتابخانه هاي شهرستان خود سركشي نموده و نسبت به حل مسائل آنها اقدام كنند و در صورتي كه مشكلات در شهرستان مربوطه حل نشود مراتب را به اداره كل منعكس و پيگيري نمايند تا هرچه سريعتر مشكلات مربوطه حل شود.
9- جلسات مشترك منطقه اي :
مقرر گرديد رؤساي ادارات شهرستان ها پيگير تشكيل جلسه مشترك منطقه اي با هماهنگي اداره كل باشند.
10- مسئول IT شهرستان ها :
مقرر گرديد در هر شهرستان يكي از همكاران كه در زمينه IT داراي تبحّر هستند به عنوان مسئول حل مسائل رايانه اي كتابخانه هاي هر شهرستان در نظر گرفته شوند. وجود هيچ كامپيوتر غير فعالي در كتابخانه ها توجيه نداشته و در صورت مشاهده برخوردهاي لازم انجام خواهد شد.
11- رعايت همگاني شئونات اسلامي :
كليه همكاران محترم بايد شئونات و پوشش اسلامي را رعايت نمايند و مقرر گرديد روابط عمومي نسبت به تهيه آئين نامه مصوب دولت جمهوري اسلامي ايران در اين خصوص و ارسال آن به كتابخانه ها اقدام نمايد.
12- حضور مستمر در كتابخانه ها :
مقرر گرديد كارشناسان امور كتابخانه ها وIT اداره كل در كتابخانه ها حضور مستمر داشته باشند و اين وظيفه در هر شهرستان بر عهده رئيس اداره آن شهرستان مي باشد.
13- اوقات فراغت و تعطيلات تابستان :
با توجه به فرا رسيدن فصل تابستان و آغاز تعطيلات دانش آموزان و دانشجويان ، كليه كتابخانه ها بايد به عنوان پايگاه فعال در زمينه اوقات فراغت عمل نموده و مقرر گرديد آقاي جعفري پيگيري هاي لازم را در اين خصوص داشته باشند. استفاده از پتانسيل هاي موجود شهرستان ها و جلسات نقد و بررسي كتاب از فعاليت هاي اولويت دار در اين ايام مي باشد.
14- شناسنامه كتابخانه ها : مقرر گرديد كليه كتابخانه ها با همكاري اداره كتابخانه هاي اداره كل نسبت به تهيه شناسنامه كتابخانه و به روز آوري مستمر اطلاعات آن اقدام نمايند.
15- تعيين تكليف اموال اسقاطي و كتب خميري :
مقرر گرديد امين اموال اداره كل ( آقاي سلطاني) سريعاً نسبت به تعيين تكليف اموال اسقاطي و كتب خميري كتابخانه ها اقدام نموده و گزارش آن را به مديريت ارائه نمايند.
16- جابجايي كاركنان ، روندي اداري است :
با توجه به اين كه كليه همكاران در استخدام نهاد كتابخانه هاي عمومي كشور و اداره كل كتابخانه هاي عمومي استان مي باشند ، لذا تعيين مخل انجام خدمت هر فرد بر اساس نيازها بر عهده اداره كل بوده و ارائه خدمات بهينه به مراجعين و اعضاء محترم كتابخانه ها و رفع مشكلات پرسنل كتابخانه ها شاخص اصلي تصميم گيري در اين رابطه مي باشد.
17- صندوق پستي كتابخانه ها :
تا كنون هيچ تفاهم نامه اي در خصوص ايجاد صندوق پستي كتابخانه ها منعقد نشده و هيچ يك از كتابخانه ها نيز نبايد نسبت به اين امر اقدام نمايند.
18- پاسخگويي به مكاتبات :
كليه همكاران محترم بايد به تمامي مكاتبات در كمترين بازه زماني ممكن پاسخ دهند.
19- توجه به دفاتر حضور غياب :
كليه همكاران محترم كتابخانه ها موظف به تكميل روزانه دفاتر حضور و غياب مي باشند. اين دفتر يكي از اسناد مورد بررسي توسط بازرسان مي باشد.
20- رعايت ساعات كاري :
كليه همكاران موظف به رعايت ساعت كاري ابلاغ شده از اداره كل بوده و لازم است ساعت كاري ابلاغ شده به كتابخانه در معرض ديد عمومي نصب گردد. در صورت مشاهده تأخير در ورود و تعجيل در خروج با متخلفين طبق ضوابط برخورد خواهد شد.
21- شركت در دوره هاي آموزشي :
شركت همكاران در دوره هاي آموزشي كه توسط نهاد كتابخانه هاي عمومي كشور اجرا مي گردد الزامي بوده و در صورت عدم رعايت اين امر از طرف همكاران ، ضمن تأثير گذاري در ارزشيابي و تمديد قرار داد همكاري ،با توجه به بخشنامه نهاد ، گزارشي به مشاور عالي دبيركل جناب آقاي امين منصور ارسال خواهدشد.
22- ساعات كاري كتابخانه هاي تك شيفتي :
پيرو بخشنامه هاي قبلي ، هرگونه تغيير در بازه زماني فعاليت ها با حفظ ميزان ساعت كار مصوب، تنها با تصويب انجمن مربوطه هر كتابخانه ميسر خواهد بود.
23- تكميل اطلاعات اعضاي انجمن ها :
روساي ادارات و هماهنگ كنندگان كتابخانه هاي عمومي شهرستان ها موظفند اطلاعات تمامي اعضاي انجمن هاي شهرستان خود را اعم از شماره تلفن ثابت ، شماره موبايل ، ايميل و فاكس و... تكميل و به اداره برنامه ريزي اداره كل ارسال نمايند.
24- آماده سازي گزارش هاي عملكرد براي جلسه با مديركل محترم امور استانها و انجمن ها :
مقرر گرديد پيرو نامه ارسالي قبلي ، روساي محترم ادارات شهرستان ها و هماهنگ كنندگان نسبت به تهيه گزارش هاي درخواستي براي آمادگي حضور در جلسه مذكور اقدام كنند. گزارش ها بايد انعطاف پذير و نسبت به زمان جلسه قابل خلاصه سازي يا تشريح باشد.
25- جلسه با نيروهاي خدماتي :
مقرر گرديد روابط عمومي پيگيري تشكيل جلسه با حضور نيروهاي خدماتي كتابخانه ها با مديركل محترم باشد.
26- محافظت از قفل هاي نرم افزاري نمايه :
مقرر گرديد به منظور جلوگيري از سرقت قفل هاي نمايه و محافظت بيشتر ، كيس ها داخل ميزهاي قفل دار قرار داده شده و يا قفل ها داخل كيس ها تعبيه شود تا از دسترس عمومي خارج گردد.
27- افزايش اعضا :
با توجه به اينكه در حال حاضر تنها 2.8% جمعيت استان عضو كتابخانه هاي عمومي هستند لازم است تمامي همكاران در زمينه افزايش عضو و تشويق مردم به عضويت در كتابخانه ها اقدام نموده و در خصوص ثبت نام از كاركنان سازمان ها و اعضاي خانواده هاي ايشان در كتابخانه ها مقرر گرديد هر شهرستان رأساً نسبت به اين امر اقدام نمايد.